Официално писмо до организация е документ за бизнес кореспонденция, съдържащ информация, оферта, обжалване или искане, метод на взаимодействие, потвърждение на факти, предоставяне на гаранции и др.
Няма специални изисквания за структурата на официално писмо, но бизнес кореспонденцията по подразбиране предполага:
- коректно посочване на собствени данни и данните на адресата;
- вежливо отношение;
- грамотност, краткост и сбитост на информацията;
- посочване на датата на документа, полагане на подпис на лицето, от чието име е изготвен, и печат (ако има такъв).
Предлагаме малка инструкция как да напишете официално писмо, за да направите добро впечатление и да постигнете максимален ефект от взаимодействието:
Съдържание
Стъпка 1
Подгответе бланка за документа. Приемливо е да използвате обикновен лист А4, но в този случай вашите данни трябва да се въвеждат всеки път.
Стъпка 2
Проверете отново коректността на данните на адресата. Ако имате съмнения, използвайте данните в Търговски регистър или направете справка в сайта на организацията.
Стъпка 3
Поставете дата и изходящия номер.
Стъпка 4
Започнете писмото с думата „Уважаем(и) …!”, След което посочете името и фамилията на лицето, към което се обръщате.
Стъпка 5
Посочете причината, поради която се свързвате с адресата.
Стъпка 6
Компетентно, кратко и ясно изложете съдържанието, което винаги зависи от целта, която преследвате с изпращането на документа. Например, ако трябва да получите ценни книжа или информация от контрагент, посочете в текста какво точно искате да получите, в какъв срок и в каква форма. Не забравяйте да формулирате заключение, посочете какви действия очаквате от получателя. Не забравяйте да проверите приложенията, ако има такива.
Стъпка 7
Подпишете и подпечатайте (ако имате печат), ако е необходимо, посочете изпълнителя на документа с данни за контакт.
Как да не пишем
В официална бизнес кореспонденция не се допускат:
- грешки, корекции, неразбираеми съкращения на думи, използване на жаргон;
- неучтиво отношение;
- изкривяване или продължително представяне на информация.
Как се изпраща документът обикновено зависи от неговата цел:
За бързо съобщаване на информация чрез електронна поща или факс. Когато използвате имейл, не забравяйте да попълните полето „Тема“, за да може получателят веднага да разбере въпроса и писмото да не попадне в спам. Позволено е също така да се посочи важността на документа, но с това не трябва да се злоупотребява;
Ако се изисква официално потвърждение на изпращането на документи и получаването им от адресата, например при изпращане на рекламации или искания, използвайте поща или куриер с обратна разписка.
Източник: slovored.com
